一般方針

本章では、ポリシー内で使用する主要な用語の定義を示します。定義は文脈上の理解を助け、収集・処理の範囲を明確にします。

以下は、ITHouTopKenがサービス提供のために収集する情報の概要です。必要最小限の範囲で収集し、利用目的に沿って扱います。

ITHouTopKen（ITHouTopKen.link）は、IT企業向けの法務サービスをご利用いただく際にお預かりするユーザ提供データについて、専門的かつ責任ある取り扱い方針を以下にご説明します。本イントロダクションは、収集する情報の種類、利用目的、保管期間、第三者提供の範囲および利用者の権利行使方法についての概略を示すものです。収集する主な情報: 連絡先情報（氏名、メールアドレス、電話番号）、法人情報（会社名、所在地、役職）、契約関連文書、技術資料やログ、相談内容の記録、請求・支払情報など、法務サービスの提供に直接必要なデータを中心に取り扱います。特に機密性の高い情報（機密保持対象の技術情報や営業秘密）は、取り扱い範囲を限定して管理します。利用目的: 受託契約の履行、法的助言の提供、契約書作成・レビュー、紛争対応や交渉サポート、コンプライアンス対応、請求業務および当社サービスの品質向上のための内部利用に限定して利用します。法令に基づく開示要請がある場合や裁判所・行政機関からの命令に応じて開示することがあります。保管と安全管理: データは業務上必要な期間のみ保有し、法令に定められた保存期間を超えない範囲で保持します。保管中の情報はアクセス権限の制限、暗号化、ログ管理、職員の教育・機密保持契約等により安全管理を行っています。第三者サービス（クラウドプロバイダ、専門家、翻訳者、会計処理業者等）へ提供する場合は、適切な契約や技術的・組織的対策を講じた上で行います。利用者の権利とお問い合わせ: 利用者は自己の個人情報について、閲覧、訂正、削除、利用制限の請求または異議申し立てを求めることができます。権利を行使される場合や当社のデータ取扱いに関するご質問は、ITHouTopKenの窓口までご連絡ください。連絡先: 〒683-0826 鳥取県米子市西町1丁目23番地、電話 +817038315250、事業者番号 2232666760965。また、詳細な手続きや対応時間については ITHouTopKen.link の問い合わせフォームをご利用いただけます。最終更新日: 2026-06-26

• 法人名、部署名、担当者氏名（連絡窓口）
• メールアドレスおよび連絡先電話番号（+817038315250）
• 契約や案件に関する書類、契約条件、技術仕様
• 請求書・支払い情報（支払処理のための必要情報）
• 問い合わせ内容および対応履歴
• 本人確認のために提供される法人登記情報や担当者の公的資料

サービス利用時に自動的に取得される情報は、技術的な運用とセキュリティ確保のために利用します。

• アクセスログ、IPアドレス、タイムスタンプ
• デバイス情報（ブラウザ種別、OS、画面解像度）
• クッキーや類似の識別子によるトラッキング情報
• サービス利用状況および利用頻度に関する匿名化集計データ
• エラーレポートおよびパフォーマンスデータ
• 位置情報の断片的な情報（明示的に同意がある場合のみ）

必要に応じて、外部のサービスプロバイダーや公式機関から情報を受領することがあります。受領時は安全性を確認します。

• 決済代行業者や会計サービスからの活動情報
• クラウドインフラ事業者やログ提供サービスからの運用データ
• 法令に基づく照会に応じて提供される公的情報や弁護士等の第三者からの開示

収集したデータは、以下の目的のために利用します。目的外利用を行わないよう管理を徹底します。

• 契約の履行およびサービス提供（契約レビュー、アドバイスの実行）
• 請求・支払い処理および会計処理
• 法令遵守、規制対応および法的義務の履行
• セキュリティ確保、アクセス制御および不正行為の防止
• サービス改善のための解析および内部統計処理（可能な限り匿名化）
• 利用者からの問い合わせ対応およびサポート履歴管理
• 合併・事業譲渡等に伴う必要最低限の情報移転
• 利用者の同意がある場合のマーケティング連絡（オプトアウト可能）

個人データの処理に関する主な法的根拠は以下のとおりです。各処理は該当する法的根拠に基づいて実施されます。

• 契約の履行（サービス提供に必要な処理）
• 利用者の同意（明確な同意を得た場合の処理）
• 法的義務の履行（法令に基づく保存・提出）
• 正当なメリット（業務運営やセキュリティ維持のための必要な処理）

ITHouTopKenは、ウェブサイトの利便性向上と解析のためにクッキーを使用します。クッキーは利用者がブラウザで管理できます。

当社が使用するクッキーには、セッション型、永続型、分析用クッキー、機能性クッキーなどがあります。各クッキーの目的はサイト上で説明します。

必須クッキー（サイト運営のために必要）、機能性クッキー（操作性向上）、分析クッキー（利用傾向の把握）、広告系クッキー（個別の広告最適化、同意がある場合のみ）

ブラウザの設定や専用ツールでクッキーの受け入れを拒否したり削除したりできます。ただし、クッキーを無効にすると一部機能が制限される場合があります。

クッキーポリシーの詳細

業務遂行に必要な範囲で外部事業者と情報を共有することがあります。共有先は適切な契約により保護します。

• サービス提供のための委託先（クラウド事業者、決済代行業者、分析プロバイダ）
• 法令に基づき開示を求められた公的機関や司法当局
• 合併・事業譲渡等に伴う必要最小限の情報移転先
• 法的助言を求める際の弁護士や外部専門家
• 利用者の明示的な同意がある場合に指定された第三者
• 匿名化された統計データを第三者と共有する場合

ITHouTopKenは、業務上の合理的必要がある場合に国境を越えてデータを移転することがあります。移転先でも適切な保護措置を講じるか、法令に基づく正当な根拠を確保します。

国際移転の際には、標準契約条項や暗号化などの技術的・組織的措置を適用し、受領者のデータ保護水準を確認します。

データは、目的達成に必要な期間のみ保存し、不要になった時点で安全に削除または匿名化します。

アカウント情報は、契約期間中および契約終了後法令で定められた期間（通常は7年程度の会計・税務上の保存期間を想定）保持する場合があります。

問い合わせや相談の記録は、対応完了後一定期間（通常1〜3年）保持し、サービス改善や将来的な紛争対応に備えて管理します。

アクセスログや監査ログは、セキュリティと不正検出のために保存し、保存期間は運用上必要な最短期間とします（通常90日から1年程度）。

保存期間満了後または利用目的喪失時には、合理的な方法により安全に削除または匿名化を行います。法令により保存義務がある場合は別途対応します。

情報の安全管理のために技術的措置（アクセス制御、通信の暗号化、定期的な脆弱性診断）および組織的措置（内部管理規程、権限の最小化、教育）を実施しています。外部委託先に対しても適切な契約を結び、監査を行います。緊急時には速やかに影響範囲を特定し、利用者への通知や是正措置を行います。

• アクセス管理と最小権限の原則を徹底し、データへのアクセスログを保持します。社内の担当者は業務上必要な範囲のみでアクセスし、定期的なアクセス権レビューを実施します。
• データ転送と保管時に暗号化を適用します。ウェブ接続にはTLSを使用し、内部ファイル保管には暗号化ストレージを導入して第三者からの不正取得を抑止します。
• 定期的な脆弱性スキャンと外部監査を実施し、ソフトウェア更新とセキュリティパッチを運用ポリシーに基づき迅速に適用します。インシデント対応計画を整備し、発生時には記録と是正措置を行います。

個人情報の取り扱いに関して、利用者は開示・訂正・削除などの権利を有します。以下はITHouTopKen が用意する主な請求手続きと対応方針の概要です。適用範囲や手続き詳細については当社窓口へご連絡ください。

• 開示請求：保有する当該個人情報の有無および内容の確認を請求できます。請求があった場合は規定に基づき必要な本人確認を行った上で対応します。
• 訂正請求：不正確または不完全な個人情報について、訂正や追加を求めることができます。訂正の理由と証拠を確認の上、対応します。
• 削除請求：法令等に基づく保存義務がない範囲で、個人情報の削除を求めることができます。削除によりサービス提供に支障が生じる場合は代替措置を提案します。
• 処理制限の請求：特定の利用目的に対する処理停止や制限を求めることができます。請求内容を確認し、必要に応じて一時的な制限を実施します。
• データポータビリティ：構造化された一般的に使用される機械判読可能な形式で提供できる情報について、提供を検討します。第三者への移転は法令および技術的可否を踏まえ対応します。
• 異議申し立て：特定の処理に対して異議を申し立てることができます。異議の理由を確認し、当社の正当な根拠とのバランスを検討して対応します。
• 同意撤回：同意に基づく処理は同意の撤回により中止できますが、撤回後の処理停止がサービスに影響する場合があります。その旨を説明の上、手続きします。
• 苦情申立て：当社の個人情報の取扱いに関する苦情は窓口で受け付けます。迅速な対応を心がけ、対応内容は記録に残して改善に役立てます。

欧州連合（EU）域内のデータ主体に関連する処理には、一般データ保護規則（GDPR）が適用される場合があります。ITHouTopKen は国際的なデータ取扱いに関する法規制を踏まえ、必要な対応を検討します。

GDPR の適用は処理の性質、対象者、事業活動の範囲によります。EU 居住者の個人データを対象とする場合や、EU 市場に向けたサービス提供が行われている場合は、該当する義務へ対応する必要があります。

• データ処理の根拠と目的を明確にし、必要最小限のデータ収集を実施します。処理の合法性を随時評価します。
• 適切な技術的・組織的対策を講じ、データ主体の権利行使に対応する体制を整備します。国際データ移転には適法な手段を検討します。
• データ侵害が発生した場合、影響範囲に基づき法令で定められた通報義務を検討し、必要に応じて関係当局へ報告します。
• 必要に応じて影響評価（DPIA）を実施し、高リスクな処理については緩和策を講じます。外部監査や契約書条項により第三者管理を行います。

GDPR の適用を受ける場合、該当するデータ主体は主管庁に苦情を申し立てる権利を有します。まずは ITHouTopKen の窓口にご連絡いただき、内部での解決を図ります。

権利行使の請求は書面または指定のフォームで受け付けます。本人確認に必要な最低限の情報を求める場合があります。請求内容に応じて対応手順をご案内します。

[email protected]

一般的な請求には受領から30日以内に対応方針をお知らせします。複雑または大量の請求については合理的な延長を行う場合があり、その際は理由を説明します。

マーケティング目的での連絡は、明示的な同意に基づくものとします。同意はいつでも撤回可能であり、撤回後は当該目的での連絡を停止します。

メール等で受け取るマーケティング通信には、配信停止リンクまたは返信方法を明示します。配信停止の処理には数日を要する場合がありますが、速やかに対応します。

14歳未満の児童の個人情報は、保護者の同意がない限り収集しないことを基本方針とします。該当する情報を認識した場合は速やかに削除等の措置を講じます。

当サイトやサービスには第三者のリンクを含む場合があります。リンク先のプライバシー慣行は当社の管理範囲外であり、利用前にリンク先のポリシーを確認してください。

プライバシーポリシーは法令や事業内容の変更に応じて更新します。重要な変更がある場合、ITHouTopKen はウェブサイト上で明示的に告知し、施行日を提示します。